El enemigo en la oficina
En América Latina la productividad desciende mientras la cultura laboral “apapacha” reuniones cara a cara improductivas y que presentan altos consumos de tiempo. Las cifras son contundentes;
La OIT advierte que la productividad en América Latina y el Caribe se ha estancado desde los años 80”.Para salir de ella se requieren cambios estructurales y mejores políticas de desarrollo productivo. Insospechadamente, las reuniones aparecen como factor de improductividad: suelen ser más largas y menos eficientes, mientras que las virtuales, aunque más ágiles, todavía enfrentan problemas de claridad y colaboración.
En ambos tipos de reuniones se invierte demasiado tiempo en coordinación y poca energía en la ejecución de tareas. Se convierten en rituales de control más que en espacios de decisión, falta agenda clara y objetivos medibles y se privilegia la presencia sobre los resultados.
Además de soluciones previsibles como definir objetivos claros, limitar la duración, adoptar modelos híbridos inteligentes y medir el impacto, hay tres técnicas que prometen un alto impacto en los resultados:
- Centrarse en el futuro, no en el pasado. La “reunión de revisión empresarial” dedica demasiado tiempo a poner a otros al día sobre cosas que ya ocurrieron. Los líderes tienden a centrar el 70 por ciento de las reuniones en mirar por el retrovisor los acontecimientos recientes en la empresa. Esto puede llevar a una mentalidad de quarterback de lunes por la mañana, donde los participantes tienen menos probabilidades de resolver problemas o aportar nuevas ideas porque se sienten escrudiñados.
Es recomendable cambiar el enfoque de la reunión para que solo el 30 por ciento esté centrado en el pasado mientras que el 70 por ciento aborde prioridades futuras: en otras palabras, una “Reunión de Perspectivas de Negocio”.
- Sustituir presentaciones power point. En su lugar, los participantes deberían enviar a sus colegas una lectura previa nítida y sintetizada con unos días de antelación. Los materiales de lectura deberían incluir hojas de puntuación, con métricas claras que muestren el progreso realizado en varios proyectos desde la última reunión, junto con comentarios sobre lo que funciona y lo que necesita ajustes.
- Empezar por lo que funciona. Celebrar los éxitos y hablar de cosas positivas, construye equipos y personas. Esto da al equipo un impulso inmediato de energía porque a la gente le gusta hablar de lo que es bueno.
Al identificar específicamente qué está yendo bien y por qué, el equipo también tiene la oportunidad de aplicar esos conocimientos a otras áreas del negocio (donde las cosas pueden no ir bien) y preguntarse: “¿Cómo podemos construir sobre eso?”
